Semua klien email populer memiliki batasan ukuran pada file yang dapat Anda kirimi email ke penerima. Namun, ada cara untuk mengirim file besar sebagai lampiran email meskipun ada keterbatasan.

Batas ukuran file bervariasi tergantung pada layanan email. Misalnya, Gmail, Yahoo, dan AOL memiliki batas 25 Mb per email. Outlook.com terbatas hanya 10 Mb. Bahkan klien email desktop memiliki batasan. Microsoft Outlook hanya memungkinkan pengiriman file sebesar 20 Mb, dan sementara Mozilla Thunderbird tidak terbatas, Anda mungkin masih mengalami batasan ukuran file tergantung pada akun surel mana Anda terhubung.

Caranya adalah dengan mengecilkan ukuran file menggunakan berbagai utilitas, atau memotong email itu sendiri sebagai metode utama untuk mengirim file.

Mengompresi File

Jika file yang ingin Anda kirim tepat di atas batas (misalnya, file 30 Mb di Gmail), Anda mungkin dapat memampatkan file ke bawah batas.

Klik kanan file, pilih Kirim ke, lalu pilih folder Terkompresi (zip).

Sebagian besar file, setelah dikompresi menjadi file ZIP, akan berkurang ukurannya dari 10 hingga 75%, tergantung seberapa banyak ruang yang tersedia dalam data file untuk algoritma kompresi untuk melakukan keajaibannya. Baca posting kami yang lain yang menjelaskan secara detail program kompresi mana yang terbaik.

Jika rutin kompresi dapat menyusutkan file di bawah batas ukuran layanan email Anda, Anda dapat melampirkan file ke email Anda. Juga, pastikan untuk membaca tentang berbagai jenis format kompresi.

Memisahkan Arsip

Jika Anda mencoba mengirim satu file arsip besar yang berisi banyak file dan folder, Anda selalu dapat memecah file itu menjadi arsip yang lebih kecil yang masing-masing di bawah batas ukuran layanan email.

Misalnya, ambil file ZIP yang hanya di bawah 60 Mb. Anda tidak akan dapat mengirim file ini menggunakan Gmail atau layanan email cloud lainnya.

Klik kanan file dan ekstrak semua file di dalamnya menjadi file dan folder masing-masing dengan memilih Ekstrak Semua.

Selanjutnya, buat file arsip baru dengan mengklik kanan di dalam folder, memilih Folder Baru dan Terkompresi (zip).

Selanjutnya, salin semua file dan folder individual yang baru saja Anda ekstrak dari file arsip yang terlalu besar. Kemudian klik kanan file arsip baru yang kosong, dan pilih Tempel.

Ulangi proses ini untuk sebanyak mungkin file dan folder individual hingga ukuran file arsip baru yang Anda buat tepat di bawah batas ukuran.

Ulangi proses di atas untuk membuat arsip kosong lainnya dan lanjutkan menyalin lebih banyak file dan folder hingga masing-masing file berada di bawah batas. Buat sebanyak mungkin file arsip untuk mengkompres ulang semua file dan folder dari file arsip asli yang besar.

Terakhir, Anda dapat mengirim masing-masing file ini sebagai email individual, sampai Anda selesai mengirim semuanya.

Kirim File melalui Google Drive

Pendekatan lain adalah mengunggah file besar ke akun cloud share seperti Google Drive, memberikan hak kepada siapa pun yang memiliki tautan untuk melihatnya (yang merupakan default), dan mengirimkan penerima tautan ke file di Google Drive.

Untuk melakukan ini, unggah file besar ke folder di akun Google Drive Anda.

Klik kanan pada file di Google Drive, dan pilih Bagikan.

Di jendela Bagikan dengan orang lain, di sebelah Siapa saja yang memiliki tautan dapat melihat, pilih Salin tautan.

Ini akan menyalin URL file Google Drive ke clipboard Anda.

Kembali ke pesan email Gmail Anda dan pilih ikon tautan sisipkan. Tempel tautan file Google Drive ke bidang alamat Web.

Pilih OK untuk menyelesaikan. Ini akan memasukkan tautan ke dalam pesan email Anda.

Pilih Kirim untuk selesai. Yang perlu dilakukan penerima adalah mengklik tautan untuk mengunduh file dari file Google Drive yang Anda bagikan.

Menggunakan pendekatan ini, tidak masalah seberapa besar file tersebut. Anda dapat mengirim file apa pun dengan ukuran berapa pun dengan cara ini.

Gunakan Gmail Google Drive Integration

Cara yang lebih cepat untuk mengunggah file besar dan mengirim tautan adalah dengan menggunakan integrasi yang ada antara Gmail dan Google Drive.

Jika ini adalah dua layanan yang Anda gunakan dan Anda mengirim email menggunakan Gmail, yang perlu Anda lakukan adalah mencoba melampirkan file yang lebih besar dari 25 Mb.

Gmail akan secara otomatis mengunggah file ke akun Google Drive Anda dengan visibilitas untuk penerima email. Anda akan melihat pesan yang memberitahukan hal ini kepada Anda.

Setelah unggahan selesai, Anda akan melihat tautan Google Drive dimasukkan ke email Anda.

Hanya itu yang ada untuk itu. Ini adalah cara tercepat untuk mengirim file besar melalui email, tetapi sekali lagi Anda harus memiliki akun Gmail dan Google Drive agar dapat berfungsi.

Kirim Langsung dari Cloud

Cara cepat lain untuk mengirim email besar adalah dengan mengirimkannya dari akun cloud share Anda dan bukan dari layanan email itu sendiri.

Misalnya, dari akun OneDrive Anda, Anda bisa mengklik kanan file apa saja dan pilih Bagikan.

Ini akan membuka jendela Kirim Tautan di mana Anda bisa mengetikkan alamat email penerima dan pesan email yang ingin Anda sertakan.

Pilih Kirim untuk mengirim email dengan tautan ke file yang dibagi secara otomatis dimasukkan.

Ini adalah cara yang jauh lebih cepat untuk mengirim file berukuran besar, dan Anda tidak perlu khawatir membaginya menjadi file yang lebih kecil atau entah bagaimana menyusutkannya di bawah batas.

Gunakan Hosting Anonim FTP Anda

Jika Anda memiliki akun hosting web sendiri, Anda dapat menggunakan fitur FTP anonim yang biasanya disertakan dengan akun ini.

Tanyakan kepada penyedia hosting web Anda jika Anda tidak yakin apakah fitur ini diaktifkan.

Jika diaktifkan, saat Anda masuk ke cPanel, kunjungi saja bagian FTP dan cari nama pengguna akun anonim tersebut. Pilih Konfigurasi Klien FTP untuk melihat nama server yang dapat digunakan penerima email Anda untuk membuat koneksi FTP.

Yang perlu Anda lakukan adalah menggunakan klien FTP Anda sendiri untuk mengunggah file besar Anda ke folder FTP anonim di dalam akun hosting web Anda.

Folder untuk ini biasanya disebut sesuatu seperti public_ftp.

Setelah Anda mengirim detail FTP ke penerima, mereka dapat menggunakan klien FTP mereka sendiri untuk terhubung ke folder anonim dan mengunduh file dari folder public_ftp.

Ini adalah pendekatan yang mungkin perlu Anda gunakan untuk file yang sangat besar, seperti file video yang sangat besar yang berukuran banyak gigabytes.

Transfer file mungkin memakan waktu cukup lama, tetapi ini adalah jenis transfer file yang dimaksudkan untuk teknologi FTP.

Mentransfer File Besar melalui Email

Seperti yang Anda lihat, ada banyak cara untuk mentransfer file yang sangat besar melalui email. Metode yang Anda pilih benar-benar tergantung pada layanan apa yang Anda miliki, dan ukuran file itu sendiri.

Pendekatan arsip sangat bagus jika file Anda hanya di atas batas. Tetapi jika Anda berurusan dengan file yang sangat besar yang tidak dapat Anda bagi menjadi arsip yang lebih kecil, maka metode cloud sharing atau pendekatan FTP mungkin merupakan pilihan terbaik Anda.