Dalam posting ini, kita akan melihat bagaimana Anda dapat mengelola email Outlook Anda lebih baik dengan memiliki surat masuk secara otomatis dipindahkan ke folder yang terpisah. Jika Anda mendapatkan banyak email setiap hari, ini dapat menghemat banyak waktu.

Daripada harus menghabiskan satu jam seminggu sekali untuk memindahkan email dari Kotak Masuk ke folder yang dikategorikan, aturan email akan membantu mengotomatiskan organisasi kotak masuk Anda. Ini sangat mirip dengan menggunakan label dan filter di Gmail.

Aturan surel mungkin tampak rumit dan bisa terjadi jika Anda benar-benar ingin melakukan penyortiran yang canggih, tetapi jika Anda hanya ingin memindahkan surel kerja ke folder Work secara otomatis, maka itu adalah sepotong kue.

Agar aturan bermanfaat, Anda harus terlebih dahulu membuat beberapa folder di bawah Kotak Masuk Anda untuk mengategorikan email Anda, seperti Proyek, Pekerjaan, Keluarga, dll.

Anda dapat membuat folder dengan mengklik kanan pada Kotak Masuk atau folder apa saja dan memilih Folder Baru. Prosedur berikut berfungsi pada Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 dan Office 365.

Siapkan Aturan Outlook

Sekarang untuk memulai, buka Outlook, klik pada tab File dan Anda akan melihat tombol Manage Rules & Alerts di bagian bawah.

Jendela utama Aturan dan Pemberitahuan akan muncul dan secara default Anda mungkin melihat satu aturan sudah dibuat tergantung pada versi Outlook Anda.

Dari sini Anda akan mengklik tombol Aturan Baru untuk memulai dengan aturan email Outlook pertama Anda. Dialog Wisaya Aturan akan muncul dan akan menampilkan beberapa templat aturan umum.

Ini adalah yang paling umum dan mungkin yang Anda butuhkan. Aturan yang paling umum adalah yang pertama terdaftar, "Pindahkan pesan dari seseorang ke folder". Silakan dan pilih, lalu klik Berikutnya.

Anda akan melihat kotak daftar bawah yang disebut "Langkah 2:" tetap di bagian bawah dengan beberapa teks yang digarisbawahi. Pada kenyataannya, yang harus Anda lakukan untuk mengatur aturan adalah mengklik hyperlink untuk orang atau grup publik dan ditentukan untuk memilih alamat email dan ke mana Anda ingin email itu pergi.

Kemudian Anda bisa mengklik Selesai dan selesai. Namun, jika Anda ingin membuat aturan lebih rumit, maka mengklik Berikutnya akan memberi Anda lebih banyak opsi:

penyihir aturan

Saat Anda menandai berbagai kondisi di kotak daftar teratas, deskripsi aturan di bagian bawah juga akan terisi dengan lebih banyak hyperlink. Anda bahkan dapat membuat aturan yang mencari kata-kata spesifik di badan email dan kemudian melakukan tindakan pada email itu.

Tugas Anda berikutnya adalah mengklik setiap hyperlink dan memilih nilai terkait seperti alamat email, folder, dll. Dalam contoh kami di atas, Anda ingin mengklik pada orang atau grup publik dan memilih alamat email.

alamat aturan

Kemudian klik pada kata yang ditentukan dan browse ke folder yang Anda inginkan untuk dipindahkan emailnya atau klik New dan folder baru akan dibuat di bawah folder yang sedang disorot.

folder aturan dan peringatan

Sekarang Anda akan melihat bagian bawah diperbarui dengan nilai aktual untuk aturan Anda.

nilai email prospek

Ketika Anda mengklik Berikutnya, Anda dapat mengatur lebih banyak tindakan untuk aturan tersebut. Anda biasanya dapat membiarkannya sendiri jika ini aturan sederhana, tetapi jika Anda juga ingin melakukan tindakan lain seperti memutar suara, meneruskan email, membuat salinannya, mencetak email, memulai program lain, menjalankan skrip, dll. , maka Anda dapat melakukan semua itu di layar ini.

melakukan tindakan outlook

Klik Berikutnya setelah Anda selesai dan Anda akan dibawa ke dialog Pengecualian, tempat Anda dapat memilih kondisi apa yang Anda tidak ingin memproses aturan ini. Kecuali jika Anda memiliki beberapa case unik, Anda dapat membiarkannya kosong, yang merupakan default.

pengecualian aturan prospek

Klik Berikutnya dan kami akhirnya mencapai akhir dari panduan aturan! Beri aturan nama seperti "Pindahkan Email Teman" sehingga Anda tahu apa fungsinya saat Anda melihatnya nanti.

Kemudian jika Anda sudah memiliki email di Kotak Masuk Anda yang akan cocok dengan aturan baru Anda, centang kotak untuk "Jalankan aturan ini pada pesan yang sudah ada di Kotak Masuk". Anda dapat membiarkan yang lainnya sebagai default dan klik Finish!

menyelesaikan aturan prospek

Sekarang Anda dapat membuat aturan untuk orang, buletin, laporan kartu bank / kartu kredit dan apa pun yang dapat Anda pikirkan untuk mulai mengelola email Outlook Anda secara lebih efisien! Nikmati!