Untuk beberapa waktu sekarang, memetakan data di Excel menjadi tidak hanya sederhana tetapi juga otomatis sejauh Anda dapat dengan mudah beralih dari spreadsheet tabular ke area, bar, garis, atau diagram lingkaran pai yang komprehensif dalam waktu singkat dengan beberapa perenungan yang bagus. klik mouse. Kemudian saat Anda mengedit data dalam spreadsheet Anda, Excel secara otomatis membuat perubahan yang sesuai dengan bagan dan grafik Anda.

Tapi itu bukan akhir dari keajaiban bagan program. Anda dapat, misalnya, mengubah grafik atau jenis grafik di titik mana pun, serta mengedit skema warna, perspektif (2D, 3D, dan sebagainya), swap swap, dan banyak lagi.

Tapi, tentu saja, semuanya dimulai dengan spreadsheet.

Menyusun Data Anda

Meskipun Excel memungkinkan Anda untuk mengatur spreadsheet Anda dalam banyak cara, saat memetakan data, Anda akan mendapatkan hasil terbaik dengan meletakkannya sehingga setiap baris mewakili catatan dan setiap kolom berisi elemen atau yang berkaitan dengan baris tertentu.

Hah? Ambil spreadsheet berikut, misalnya.

Kolom paling kiri berisi daftar printer laser. Kecuali untuk Baris 1, yang memegang label kolom, atau header, setiap baris mewakili printer tertentu, dan setiap sel berikutnya menyimpan data tentang mesin tertentu.

Dalam hal ini, setiap sel memiliki data kecepatan cetak: Kolom B, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencetak halaman pertama dari pekerjaan cetak; Kolom C, berapa lama untuk mencetak semua halaman, termasuk halaman pertama; Kolom D, berapa lama untuk mengaduk seluruh dokumen, tanpa halaman pertama.

Meskipun ini adalah spreadsheet yang agak mendasar, tidak peduli seberapa rumitnya data Anda, tetap menggunakan format standar ini membantu merampingkan proses. Seperti yang Anda lihat akan muncul, Anda dapat memetakan sel di sebagian kecil lembar bentang Anda atau memetakan seluruh dokumen, atau lembar kerja.

Bagan Excel khas terdiri dari beberapa bagian yang berbeda, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

Memetakan Data Anda

Jika Anda belum pernah melakukan ini sebelumnya, Anda mungkin akan terkejut betapa mudahnya Excel membuat grafik spreadsheet Anda. Seperti yang disebutkan, Anda bisa memetakan seluruh lembar kerja, atau Anda dapat memilih sekelompok kolom dan baris untuk bagan.

Katakan, misalnya, bahwa dalam lembar kerja yang kami kerjakan di bagian sebelumnya bahwa Anda ingin memetakan hanya dua kolom data pertama (kolom B dan C), meninggalkan kolom D. Ini memerlukan prosedur dua langkah sederhana:

  • Pilih data yang ingin Anda bagan, termasuk label di kolom kiri dan header di kolom yang ingin Anda sertakan dalam bagan Anda, seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
  • Tekan ALT + F1.

Atau, untuk memetakan seluruh spreadsheet, ikuti langkah-langkah ini.

  • Pilih semua data dalam spreadsheet, seperti yang ditunjukkan pada gambar atas di bawah ini. Jangan pilih seluruh lembar, seperti yang ditunjukkan pada gambar kedua di bawah ini — pilih hanya sel yang berisi data.
  • Tekan ALT + F1.

Excel melakukan pekerjaan yang baik untuk memilih jenis bagan yang sesuai untuk data Anda, tetapi jika Anda lebih suka jenis bagan yang berbeda, seperti, katakanlah, bilah horizontal, atau mungkin skema warna yang berbeda, mungkin bahkan tata letak 3D dengan mengisi gradien dan latar belakang , program ini membuat semua efek ini dan lebih mudah dicapai.

Mengubah Jenis Bagan

Seperti semua hal lain di Excel, ada beberapa cara untuk mengubah jenis bagan Anda. Namun yang paling mudah adalah.

  • Pilih bagan. Pada bilah menu, klik Desain Bagan. Pada pita Desain Bagan, pilih Ubah Jenis Bagan.

Ini membuka kotak dialog Ubah Jenis Bagan, yang ditampilkan di sini.

Seperti yang Anda lihat, ada banyak jenis bagan, dan mengklik salah satunya akan menampilkan beberapa variasi di bagian atas kotak dialog.

Selain mengubah jenis bagan dari pita Desain Bagan, Anda juga dapat membuat beberapa modifikasi lainnya, seperti skema warna, tata letak, atau menerapkan salah satu dari banyak gaya bagan pra-desain program. Gaya bagan, tentu saja, mirip dengan gaya paragraf di Microsoft Word. Seperti dalam MS Word, Anda dapat menerapkan salah satu dari banyak gaya apa adanya, mengedit gaya yang ada, atau membuat sendiri.

Menambah Dan Menghapus Elemen Bagan

Elemen bagan, tentu saja, berbagai komponen, seperti judul, legenda, sumbu X dan Y, dan sebagainya yang membentuk bagan Anda. Anda dapat menambah dan menghapus elemen-elemen ini dengan mengklik simbol plus yang muncul di sisi kanan grafik ketika Anda memilihnya.

Di bawah elemen Chart fly out adalah Chart Styles fly out, yang ditampilkan ketika Anda mengklik ikon kuas di sebelah kanan grafik.

Di bawah Gaya Bagan Anda akan menemukan Filter Bagan, yang memungkinkan Anda menghidupkan dan mematikan (atau memfilter) berbagai komponen bagan Anda, seperti yang ditunjukkan di sini:

Jika itu tidak cukup opsi modifikasi, ada banyak yang lain di Format Bagan Area di sebelah kanan lembar kerja yang memungkinkan Anda mengubah semua aspek bagan Anda, dari mengisi dan latar belakang ke garis kisi-kisi, ke bar 3D, irisan pai, jatuhkan bayangan - Saya bisa terus, dan terus. Tapi saya yakin Anda mengerti apa yang tersedia.

Ketika Anda mengklik Opsi Teks, misalnya, Anda mendapatkan rentetan efek lain yang dapat Anda terapkan pada teks di bagan Anda. Pilihannya hampir tidak terbatas, sejauh tanpa pembatasan, Anda dapat membuat beberapa grafik dan grafik yang tampak norak - bahkan tanpa berusaha terlalu keras, yang membawa saya ke pedoman desain yang penting.

Hanya karena Anda memiliki semua alat desain luar biasa yang Anda inginkan, tidak berarti Anda harus menggunakannya .... atau, yah, tidak begitu banyak dari mereka pada saat yang bersamaan. Idenya adalah untuk membuat grafik Anda cukup menarik untuk menarik perhatian audiens Anda, tetapi tidak begitu sibuk sehingga desain itu sendiri mengurangi pesan yang Anda coba sampaikan. Bagaimanapun, ini adalah pesan yang penting, bukan kecakapan desain Anda atau kekuatan kasar dari perangkat lunak desain grafis Anda.

Aturan praktis yang baik adalah bahwa, jika terlihat terlalu sibuk dan mengganggu, mungkin itu; bodoh beberapa. Jangan gunakan terlalu banyak font dekoratif, jika ada, karena tidak mudah dibaca. Saat menggunakan bagan dan grafik yang berorientasi bisnis, berkonsentrasilah pada apa yang ingin Anda katakan dan jangan terlalu banyak pada bagaimana Anda mengatakannya.

Sementara itu, memetakan data tabular dapat membuatnya lebih mudah untuk dipahami dan lebih ramah daripada kolom setelah kolom teks dan angka.