Semua yang Anda lakukan menghasilkan data di suatu tempat. Data itu, ketika dikumpulkan dan dianalisis, menjadi informasi. Informasi itu dapat memberi tahu seseorang lebih banyak tentang Anda daripada yang mungkin Anda ingin mereka ketahui.

Informasi yang dikumpulkan dari waktu ke waktu dapat memberi tahu seseorang tentang Anda dan dapat digunakan untuk membantu atau membahayakan Anda. Data ini dikenal sebagai metadata.

Apa itu Metadata?

Metadata adalah data tentang data. Tidakkah kamu membencinya ketika orang menggunakan kata untuk mendefinisikan kata itu? Data adalah fakta yang sepenuhnya objektif. Itu tidak bisa dibantah secara wajar. Satu adalah satu dan nol adalah nol. Suhu adalah apa adanya. Tanggal hari ini adalah tanggal hari ini. Anda mengerti maksudnya.

Metadata adalah fakta tentang sepotong data. Mari kita ilustrasikan ini dengan contoh menulis surat di Microsoft Word.

Anda mengetik surat untuk dikirim ke pihak berwenang tentang sesuatu yang terjadi di tempat kerja yang tidak etis, bahkan mungkin ilegal. Ya, kami langsung dramatis.

Surat itu adalah informasi yang dibuat dari karakter yang Anda ketikkan dalam urutan tertentu. Karakter yang Anda ketikkan dihasilkan oleh sekelompok karakter yang nol. Yang dan nol adalah data yang membentuk informasi dalam surat itu.

Ketika yang dan nol diubah menjadi surat, ada data lain tentang surat yang akan dibuat. Beberapa metadata itu termasuk ketika Anda mengetik surat itu, siapa yang mengetik surat itu, kapan terakhir kali disimpan, apa versi Word yang dibuatnya, semua ini adalah data tentang data atau metadata.

Apa yang Metadata Lakukan?

Di Microsoft Office, sebagian besar metadata ada hanya untuk keuntungan Anda. Ini dapat membantu Anda menemukan versi terbaru dokumen atau melihat siapa yang membuat dokumen sehingga Anda dapat mengajukan pertanyaan kepada mereka tentangnya. Ini membantu untuk melacak pengeditan atau komentar pada dokumen.

Ini juga digunakan oleh program Office dan program lain untuk bekerja dengan dokumen. Windows Explorer menggunakan informasi untuk mengategorikan dan mengurutkan dokumen, misalnya.

Mengapa Saya Ingin Menghapus Metadata?

Mari kita kembali ke surat yang Anda kirim ke pihak berwenang tentang sesuatu yang samar-samar terjadi di tempat kerja. Anda melakukan ini secara anonim karena Anda takut akan pembalasan, atau Anda hanya tidak ingin terlibat selain membawanya ke perhatian pihak berwenang. Ini whistleblowing.

Anda keluar semua dan mendapatkan alamat email sementara dan mengirimkannya dari komputer umum di perpustakaan untuk menutupi jejak Anda. Karena metadata, dokumen dapat memiliki informasi yang dapat digunakan untuk menautkannya kembali kepada Anda. Bahkan mungkin masih ada nama Anda yang melekat padanya.

Lebih buruk lagi, perubahan yang Anda buat pada dokumen, meskipun tidak lagi terlihat oleh Anda, mungkin masih ada dalam dokumen. Jika Anda menulis paragraf tentang sesuatu yang spesifik untuk Anda tetapi kemudian menghapusnya karena itu dapat digunakan untuk mengidentifikasi Anda, itu masih bisa menjadi bagian dari file dalam bentuk metadata.

Bagaimana Saya Dapat Melihat Metadata Office?

Berikut ini adalah daftar metode untuk melihat metadata apa yang dilampirkan ke file Word, Excel, atau PowerPoint Anda. Metadata seputar email yang dikirim dari Outlook jauh lebih kompleks dan di luar ruang lingkup artikel ini.

Lihat Metadata di Word, Excel, atau PowerPoint

Dengan dokumen, buku kerja, atau presentasi terbuka yang ingin Anda periksa:

Klik File di sudut kiri atas.

Pada layar Info, Anda akan melihat banyak informasi seperti Ukuran, Halaman, Kata, Total Waktu Editing, Terakhir Dimodifikasi, Dibuat, dan Orang Terkait di antara data lainnya.

Di bawah data itu, klik Tampilkan Semua Properti untuk melihat lebih banyak data. CATATAN: Perhatikan data Templat. Jika Anda menggunakan templat yang memiliki nama Anda, atau nama perusahaan dalam nama filenya, itu bisa dilacak untuk Anda.

Lihat Metadata di Windows Explorer

Buka Windows Explorer dan navigasikan ke tempat Anda menyimpan file.

Klik kanan pada file dan klik Properties.

Di jendela Properti, klik pada tab Detail. Anda akan melihat semua metadata dalam daftar ringkas dan ringkas.

Lihat Semua Metadata untuk File Word, Excel, atau PowerPoint

Extensible Markup Language (XML) adalah dokumen defacto untuk penyimpanan metadata dalam komputasi. Ini menyertai semua jenis file dan file Microsoft Office tidak terkecuali.

Melihat dokumen XML ini sangat mudah. Mari kita lakukan ini dengan file Word.

  1. Buka Windows Explorer dan navigasikan ke tempat Anda menyimpan file tersebut. Buat salinan file tersebut, sehingga Anda tidak secara tidak sengaja merusak file aslinya. Pilih file salin dan ketuk tombol F2 pada keyboard Anda atau klik kanan pada file dan pilih Ganti nama.

Ubah ekstensi file dari .docx ke .zip. Ya, setiap tipe file Office yang berakhiran x adalah file terkompresi yang berisi dokumen XML. Anda akan mendapat peringatan tentang melakukan ini. Klik Ya.

Klik kanan pada file tersebut dan pilih Extract All…

Di jendela yang terbuka, ia akan menanyakan di mana Anda ingin menyimpan file yang diekstraksi dan jika Anda ingin menunjukkan file yang diekstrak saat selesai. Nilai standarnya bagus. Klik Ambil.

Setelah ekstraksi selesai, Anda akan melihat tiga folder dan file XML. Jelajahi file-file ini untuk melihat informasi apa yang disimpan di sana. Jika Anda mengklik dua kali pada file XML, itu kemungkinan akan terbuka di Internet Explorer.

Ini akan terlihat aneh, tetapi Anda harus dapat mengetahui apa arti sebagian besar informasi. Ada dua file XML yang mungkin berisi nama Anda: core.xml di folder docProps, dan document.xml dan people.xml, keduanya di folder kata.

Cara Menghapus Metadata dari Microsoft Word, Excel, atau PowerPoint

Butuh waktu lama untuk sampai di sini, tetapi jika Anda akan melakukan sesuatu seperti ini, Anda harus tahu persis mengapa. Mari kita lanjutkan.

Hapus Metadata di Word, Excel, atau PowerPoint

Klik File di sudut kiri atas.

Pada halaman Info, klik Periksa Masalah di sebelah kiri, di dekat bagian tengah halaman.

Klik pada Dokumen Inspeksi. Jendela Document Inspector akan terbuka.

Pastikan semua kotak centang di Inspektur Dokumen dicentang, lalu klik tombol Inspeksi.

Setelah Pemeriksa Dokumen selesai, Anda akan melihat informasi tentang jenis data apa yang ditemukannya. Tanda centang hijau dalam lingkaran berarti tidak menemukan data jenis itu. Tanda seru merah berarti ditemukan data jenis itu. Di sebelah deskripsi tipe data itu, Anda akan melihat tombol Hapus Semua.

Klik itu untuk menghapus semua data dari jenis itu. Mungkin ada beberapa tombol ini, jadi gulir ke bawah untuk memastikan Anda mendapatkan semuanya.

Setelah menghapus metadata, Anda mungkin ingin mengklik tombol Reinspect, hanya untuk memastikan tidak melewatkan apa pun.

Simpan dokumen Anda sekarang untuk memastikan data tidak dimasukkan kembali.

Bagaimana Memastikan Metadata Dihapus

Ikuti langkah-langkah di atas untuk Lihat Semua Metadata di Word, Excel, atau PowerPoint. Setelah memeriksa file core.xml, document.xml dan people.xml, Anda akan melihat bahwa tidak ada lagi data pribadi dalam dokumen.

Jika Anda mengubah ekstensi kembali dari .zip ke .docx, Anda akan dapat membuka file secara normal di Word lagi.

Cara Menghapus Metadata di Windows Explorer

Ini adalah metode yang baik jika Anda ingin menghapus metadata dari beberapa file dengan cepat. Melakukan ini selama 2 atau lebih file dapat dilakukan dalam hitungan detik.

Buka Windows Explorer dan navigasikan ke file yang ingin Anda hapus metadata. Klik kanan pada file dan klik Properties.

Di jendela Properti, klik tab Rincian lalu klik Hapus Properti dan Informasi Pribadi.

Anda dapat menghapus informasi dengan dua cara. Anda dapat menghapus metadata dari file asli atau membuat salinan file tanpa metadata apa pun.

Hapus Metadata dari File Asli

Pilih Hapus properti berikut dari file ini: kemudian centang saja kotak yang Anda inginkan atau klik tombol Pilih Semua. Kemudian klik OK.

Buat Salinan tanpa Metadata

Ini akan membuat salinan file dan menambahkan kata Salin ke akhir nama file. Salinan itu tidak akan memiliki metadata apa pun yang terkait dengannya.

Di jendela Hapus Properti, pilih Buat salinan dengan semua properti yang mungkin dihapus kemudian klik tombol OK.

Bandingkan properti asli dan salinannya untuk melihat perbedaannya.

Di Bersihkan?

Apakah ini berarti Anda jelas? Anda tidak dapat diidentifikasi sekarang dari dokumen? Itu sulit dikatakan. Apa yang Anda lakukan dengan dokumen selanjutnya akan menentukan itu.

Pemrosesan dokumen digital selanjutnya, seperti mengirim email, dapat menambahkan metadata kembali ke rantai. Opsi yang dapat dilakukan adalah mencetak dokumen dan mengirimkannya. Sulit untuk mendapatkan metadata dari kertas.