Kadang-kadang Anda mungkin ingin membuat surat yang akan Anda kirim ke banyak orang yang berbeda, tetapi Anda ingin bagian-bagian tertentu untuk individual untuk setiap penerima: bagian seperti ucapan, nama, alamat, dll. Dalam Word bahasa, ini berarti Anda harus membuat surat formulir, yang sangat mudah dilakukan.

Sebelum Anda mulai dengan surat formulir, Anda harus memastikan bahwa Anda sudah memiliki basis data yang sudah diatur dengan semua bidang yang ingin Anda sertakan. Database bisa sesederhana lembar kerja Excel dengan kolom untuk nama depan, nama belakang, alamat, dll.

Word dapat mengimpor data dari Excel, Access, dan dokumen teks. Jika Anda belum memiliki pengaturan basis data, Anda selalu dapat membuatnya di dalam Word, yang akan saya tunjukkan caranya.

Buat Formulir Surat di Word

Untuk memulai, buat dokumen yang memiliki teks standar di dalamnya seperti contoh surat Natal di bawah ini:

Surat kosong

Perhatikan bagaimana tidak ada salam, alamat, dll. Karena semuanya akan ditambahkan nanti sebagai bidang dalam surat formulir kami. Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengklik Pilih Penerima pada tab Mailing:

Pilih Penerima

Di sinilah Anda menambahkan orang-orang yang akan menerima surat atau mengimpor daftar dari file database.

Dropdown Penerima

Anda bisa mengklik Ketik Daftar Baru jika Anda ingin membuat daftar di dalam Word itu sendiri. Untuk mengimpor, klik Gunakan Daftar yang Ada. Dalam contoh ini, kita cukup mengetikkan daftar.

Daftar Alamat

Catatan: Saat Anda pergi untuk menyimpan daftar penerima Anda, Word akan meminta Anda untuk lokasi di hard drive Anda untuk menyimpan file data yang akan dibuat.

Setelah Anda menyimpan daftar penerima Anda, Anda akan melihat bahwa banyak ikon yang ada di pita Surat dapat diklik sekarang.

Untuk mulai menambahkan bidang ke surat formulir Anda, klik tempat di dokumen Anda untuk menunjukkan di mana Anda ingin bidang itu ditempatkan dan kemudian klik pada Blok Alamat.

Blok Alamat

Ini akan memunculkan dialog Sisipkan Blok Alamat.

Klik OK untuk pergi dengan format default dan Anda akan mendapatkan sesuatu yang terlihat seperti ini:

Blok Alamat Dimasukkan

Selanjutnya, tambahkan Enter setelah Blok Alamat untuk memindahkan teks Anda ke bawah baris, lalu klik pada ikon Baris Ucapan:

Ikon Garis Ucapan

Ini akan memunculkan dialog Sisipkan Baris Ucapan.

baris ucapan kata

Sekali lagi, mari kita pergi dengan format default dan cukup klik tombol OK.

Selanjutnya, sorot di mana dikatakan , klik kanan mouse, pilih Paragraph dan kemudian centang kotak di sebelah Jangan menambahkan spasi antara paragraf dengan gaya yang sama.

Ini akan membuat blok alamat digantung dengan benar alih-alih memiliki garis kosong di antara setiap bagiannya.

jangan tambahkan kata spasi

Kemudian, klik ikon Preview Preview yang terletak di tab Mailing di pita.

hasil pratinjau

Alih-alih indikator bidang blok alamat, Anda sekarang harus melihat konten aktual yang tercantum dalam dokumen Word.

Pratinjau Pertama

Setelah selesai melakukan pratinjau, klik ikon Hasil Pratinjau untuk mematikan pratinjau. Selanjutnya, untuk melihat cara menambahkan bidang lain, klik hanya lewat di dokumen Anda untuk menjadikan itu posisi Anda saat ini, lalu klik ikon Sisipkan Bidang Gabung.

Ikon Bidang Penggabungan Instan

Anda harus mendapatkan sesuatu seperti ini:

Bidang Instan

Pilih Negara atau Wilayah, lalu klik tombol Sisipkan.

Gabung Bidang Dimasukkan

Coba klik lagi ikon Pratinjau Hasil untuk melihat tampilannya. Berikut ini contoh saya di bawah ini:

Negara Menambahkan Pratinjau

Sekarang setelah surat formulir diatur dengan benar, Anda dapat melakukan hal-hal yang lebih maju seperti pengaturan aturan. Aturan akan memungkinkan Anda menampilkan beberapa teks untuk penerima tertentu dan menyembunyikannya untuk orang lain. Untuk memulai, klik tombol Aturan.

Aturan

Anda akan melihat menu tarik-turun dengan beberapa opsi seperti Tanya, Isi, dll.

Aturan Dropdown

Sebagai contoh kita, mari kita pilih Jika ... Lalu ... Lain, yang akan membawa kita ke dialog berikut:

aturan gabungan surat

Ubah nama Bidang: menjadi Negara_atau Wilayah, dan ketik AS ke dalam bidang Bandingkan dengan:. Selanjutnya, tambahkan beberapa teks ke kotak di mana dikatakan Sisipkan teks ini dan Jika tidak, masukkan teks ini.

Dalam contoh ini jika penerima tinggal di AS, mereka akan mendapatkan teks Selamat Natal dimasukkan ke dalam surat mereka, sementara semua orang akan mendapatkan pesan Musim Salam.

Ini akan terlihat seperti setelah Anda mengklik tombol OK dan kemudian tombol Preview Preview.

Tambahkan pesan Merry Christmass

Selanjutnya, perhatikan bagian Hasil Pratinjau:

Bagian Hasil Pratinjau

Di sini Anda dapat mengklik tombol panah (ketika Hasil Pratinjau dihidupkan) ke kiri dan kanan nomor tersebut untuk menggulir semua huruf yang akan dikirim. Dengan cara ini Anda dapat memastikan bahwa semua surat Anda akan terlihat tepat sebelum dicetak atau dikirim melalui email.

Catatan: Pilihan menu bidang pertandingan di bawah Aturan adalah untuk mencocokkan nama bidang dalam database dengan nama header di daftar penerima Anda.

Juga untuk membuatnya lebih mudah untuk melihat di mana Anda memasukkan bidang ke dalam dokumen Anda, gunakan tombol Sorot Bidang Penggabungan.

Sorot Bidang

Ini adalah toggle yang dapat Anda nyalakan dan matikan sesuai kebijakan Anda. Terakhir, ketika Anda puas dengan surat Anda, klik ikon Selesai & Gabungkan:

Selesai & Gabung

Anda harus mendapatkan menu dropdown ini dengan tiga opsi.

Selesai & Gabungkan Dropdown

Pilih Edit Dokumen Individual untuk mendapatkan Word untuk menggabungkan semua surat Anda menjadi satu dokumen besar yang dapat Anda lihat sebelum dicetak atau dikirim sebagai email.

Seperti yang Anda lihat, membuat surat formulir dengan Word bukan lagi tugas yang dulu dan Anda dapat membuat dan mengirim dokumen dengan cepat dan mudah. Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk berkomentar. Nikmati!